Sie kennen das Problem: Sie aktivieren den E-Mail-Versand in Polarion und die Nutzer werden mit E-Mails überschwemmt. Binnen kurzem werden die E-Mails ignoriert, weil es zu viele sind und ihre Inhalte nur mit Aufwand differenzierbar.

Der Reminder Email Organizer schafft Abhilfe: Ein Polarion-Nutzer erhält genau eine Erinnerungs-E-Mail pro festgelegtem Wochentag. In dieser E-Mail sind die für ihn als Polarion-Nutzer relevanten Objekte, zum Beispiel Work Items, Live Documents oder Test Runs, nach Kategorien gruppiert, wobei jede Kategorie durch eine Bedingung charakterisiert ist, die zutreffen muss, damit ein Objekt in die E-Mail aufgenommen wird. Die Gruppierung der Objekte nach Kategorien ist weiter untergliedert nach ihrer Herkunft, denn alle Polarion-Projekte im Repository bilden zusammen die Informationsquelle für die Erinnerungs-E-Mail. Kluge Zusammenfassungen machen es dem E-Mail-Empfänger möglich, mit einem Blick die wesentlichen Informationen zu erkennen und den Überblick über die unter Umständen große Zahl der berichteten Objekte zu behalten. Die Zusammenfassungen sind mit Hyperlinks unterlegt, so dass sie per Mausklick zum Beispiel im Polarion Work Item Editor (Tracker) in tabellarische Sichten aufgelöst werden können.

In der Reminder Email Organizer App spezifizieren Sie beliebig viele sogenannte Kategorien. Für jede Kategorie legen Sie Selektionskriterien fest, insbesondere:

• Eine Bedingung in Form einer Query, die Sie ganz einfach durch Copy’n’Paste zum Beispiel aus dem Query Builder im Live-Document- oder Work Item Editor gewinnen können, und die erfüllt sein muss, damit ein Eintrag in die Erinnerungs-E-Mail erfolgt
• Die Klasse von Polarion-Objekten, genannt Prototype oder Scope, die durchsucht werden soll, also Work Item oder Live Document oder Test Run
• Die Felder, die die Spalten der Berichtstabelle in der Reminder E-Mail bilden sollen
• Das Feld, nach dessen Inhalten die Berichtstabelle sortiert werden soll

Zusätzlich legen Sie für jede Kategorie die Empfänger und Versandtage der Reminder E-Mails fest, und zwar einfach durch Anklicken der passenden Markierungskästchen.

Und hier ein Beispiel für eine Reminder-E-Mail, in der zu drei verschiedenen Kategorien berichtet wird, wobei jede Kategorie einen anderen Scope hat, nämlich Work Items, Live Documents und Test Runs. Alle Daten in den Tabellen in blauer Schrift sind Hyperlinks, die durch Anklicken direkt an die richtige Stelle in Polarion führen.